一、学生档案日常管理

①休学、延长学制、复学、转专业的文件，根据文件信息及时对档案进行调整，并在备注栏及时标注归档信息；

②未报到学生的档案，凭相关文件直接转寄各省市县教育考试院；

③2+2、转学、退学的学生，其档案袋中除中学档案外，还需要相关文件及在校期间的成绩单（加盖学校教务处公章），材料齐全后直接转寄各省市县教育考试院（寄送单位与第②条同）。

④政审：公务员、事业编制招考、应征入伍等单位需要政审的，可提供学生档案供其查阅，但档案查阅完毕后请务必及时将档案放回原处。查阅档案政审需要单位提供相关证明材料，并在档案查阅登记表中登记。

杭州师范大学档案查阅登记表

二、毕业生档案管理

①毕业生归档材料

档案中除高中阶段材料和有关高考录取的材料外，下列材料归入毕业生档案：学生登记表、毕业生登记表；学习成绩单；实习材料；党、团组织材料；相关奖惩材料；毕业离校前的体检报告；学位证明；全国普通高等学校专科毕业生就业通知书、师范生的教师资格证申请表等。

②归档材料要求：

毕业生登记表须加盖校、院两级行政公章；

学习成绩单须加盖学院行政章及教务处专用公章；

学位证明书上年、月、日及姓名不能有错；

实习材料上必须有实习单位盖章；

党团组织材料中必须有志愿书；

肄业生的档案袋内须有肄业证明书复印件、学习成绩单、实习总结、体检表。

三、毕业生档案寄送要求

①已签约毕业生档案，根据就业通知书地址转寄，也可根据调档函转寄，若二者都有，则根据就业通知书地址转寄；

②考取研究生的档案根据研究生录取学校调档函要求进行转寄档案，一般为录取学校研招办；

③出国、出境的档案一般寄送回生源所在地教育局或人力资源和社会保障局；

④两项计划、服役的档案可暂放学校保管，待服务期满后凭调档函或就业通知书进行档案转寄；

⑤八月底未签约工作的毕业生档案：浙江省除慈溪、萧山区教育局不接收师范生毕业生档案外，其他师范生都将转寄各生源地教育局，非师范生转寄生源地人力资源和社会保障局。（省外参见全国各省市区毕业生回生源地派遣单位一览表）

四、关于毕业生档案特殊情况的处理

①毕业后由于违纪违规被用人单位拒绝接收的毕业生，档案迁回入学前生源地市人社局。

②已列入就业计划，由于毕业生个人原因与用人单位解除协议而未征得学校同意的毕业生的档案迁回入学前生源地市人社局。

③由于毕业生个人原因提供转档地址不详，档案退回学院所造成的费用由毕业生承担。学校将尽力保护毕业生的利益，但对有故意欺骗学校、单位，并造成学院声誉受损的毕业生，学院保留对这部分学生的处置权，并将档案迁回入学前生源地市人社局毕分办。

④定向生档案需回定向地的人力资源和社会保障局，如定向生已解除定向合同的，可按实际就业情况进行操作。

五、毕业生档案交递要求

①毕业生档案转递由学院整理并寄发，所有毕业生档案整理完成时间应在7月15日前；

②毕业生档案袋内还需有档案材料转递单，并盖有“学生档案专用章”。档案袋内材料齐全后，封袋并盖骑缝章；

③根据EMS投递要求，及时填写好EMS详情单，并将封装好的档案放入EMS专用学生档案袋内，再次封装后再EMS专用学生档案袋封装处再盖上骑缝章。务必确保EMS详情单内容和学生档案一致。

④每周邮政派人上门收取学生档案，要求面交档案。面交档案时，要求提供“杭州师范大学毕业生档案寄发汇总单”（一式两份），邮政专人点清档案后在汇总单上签字，一份由邮政带走，一份由学院保管。面交档案后，请及时通过QQ群上传汇总单excel表，该表命名要求“日期+学院+本科生档案寄发份数”，如“20160710教育学院本科生档案寄发56份”。

杭州师范大学毕业生档案寄发汇总单

                                                                    交寄人(电话):                         接收人(电话):

备注：1.交寄人、接收人均需现场手写签字；

2.汇总单信息要与档案信息、ems详情单信息完全一致；

3.档案要按汇总单进行排序，方便当面核验；

4.各学院要在学院名称处盖章。